每日一贴——协同办公的首页

2008年7月3日

    欢迎使用协同办公系统。我们将根据协同办公系统的特点向大家依次讲解各个功能的使用方法，方便大家熟练使用系统。

    今天讲解协同办公系统首页上的各种功能。

    首先请登录协同办公系统，如上图：

    在系统的登录页面上，按照提示填写用户名和密码后，点击登录按钮。

    进入协同办公，首页的内容就展现出来了。如图：

     现在对照页面上的数字标记，讲解一下各个区域的功能。

1、          登录管理区域：点击该区域中的“在线人员”按钮，可以查看正在使用协同办公系统的人员情况，并可以选择一个在线用户发送消息。点击“更改密码”按钮，修改当前用户的登录密码。点击“注销登录”则退出协同办公系统，并返回系统登录页面。

2、          首页管理区域：点击“首页”链接，你将返回到系统的首页。点击“帮助”则会接收到关于协同办公系统的帮助文档。

3、          菜单栏：这里是日常办公管理功能操作菜单的列表，从这里点击操作菜单，就可以进行“个人办公管理”、“公文管理”、“政务管理”、“资源管理”、“公共信息”和“注销登录”操作了。

4、          个人工具：可以供用户方便的使用常用办公工具的功能，类似日常办公的文件台。比如：点击“我的留言”可以查看到我收、发的留言信息；点击“我的日程”可以填写、查看每天的日程安排；点击“通讯录”可以创建属于个人的通讯录；“个人资料”用来管理个人的基本信息，方便用户的交流；“万年历”可以查看世界各地时间，日期及纪念日；“工具下载”则可以下载到本地协同办公系统常用的工具软件，附有使用和安装说明。

5、          待办事项提醒：此区域显示当前用户需要进行的办公操作。例如：如有未处理的发文文件，则会显示“发文有*个未处理文件”，直接点击该链接就能够查看该文件的内容。其他提醒类似。

6、          公告栏：显示单位的公告公示内容，如当前没有公告则会显示“没有未读电子公告”的提示。 

每日一贴——个人办公管理

 2008年7月4日

     今天向大家讲个人办公管理功能的使用方法。

     登录协同办公系统后，在左边栏会看到“个人办公管理”菜单。点击“个人办公管理”将看到功能列表。如上图：

      下面讲解“个人办公管理”区内的操作方法。

1、待办事项：用于查看当前登录人的未处理的公文 和会议通知。点击“公文处理”菜单即可看到未处理的公文列表，点击相关公文进行公文办理。如图：

2、已办事项：用于显示个人已办事项信息。点击“公文处理”或“会议处理”则可以查看已处理的公文或会议信息。点击相关文件可以查看公文处理的详情。如图：

3、个人日志：该功能可以在日历上标记办公日程安排。在日历上点击一个日期，填写日程安排。如图：

    填写完毕，点击“保存”按钮。如图：

     以后就可以选择日期下的日程提示查看，如图：

4、个人资料：用来填写个人的基本信息。所填写的信息，如电话号码、地址将在公共通讯录中供其他用户查看。注意：编号和登录名用户不可修改，姓、名不能为空。

5、风格设置：可以根据用户习惯，将协同办公设置成自己喜欢的界面风格。如图：

6、个人通讯录：可以在此创建个人地址本，个人通讯录。点击“个人通讯录”后，首先点击“新建组”创建一个组别。之后就可以点击“新建用户”来创建通讯录了。注意：在新建用户时，需要选择一个之前创建好的组别。如图：

 7、留言本：提供系统内用户间的信息及时交流，可以互发信息，互传文件。在留言本中，可以根据状态提示查看该条消息是“未读”或是“已读”。点击“主题”内容可以查看该条消息详情。点击“新建”按钮可以发送消息。如图：

 8、授权管理：用户本人在出差、请假的状态时，可以将自己的工作权限授权给其他人代为办理。在“授权管理”菜单中，点击“应用角色”，在“角色名称”中选择一项自己的操作权限，在“可选择人员”中选择一个或多个人员，点击“〉”按钮，可以将该人员移动到“被授权人员”列表中，点击“确定”按钮，完成授权操作。授权结束时，将“被授权人员”移动到“可选择人员”，即可终止授权。如图：

9、消息订阅：用于预定提示的消息方式。(现在只能定制系统提醒)如图：

10、工具下载：提供协同办公系统常用的工具下载。选择一个工具，点击“下载”栏的图标，即可下载。如图：

每日一贴——起草公文

2008年7月7日

   今天我们来介绍一下公文管理菜单的起草发文的操作方法。

   发文管理

   描述：发文管理实现了公文的制作过程，包括拟稿、审核、签发、编号、分发、办结等。以图形和文字相结合的方式展示流转历史，方便领导追踪文件的处理情况。

   起草公文

   功能概述：在发文用笺中录入相关内容（密级程度、拟稿单位、拟稿人、主送、抄送机关、文件标题、附件、主题词等）；利用Microsoft Word软件结合预先定制的正文模板，录入发文的正文内容.

   点击左侧功能树中【起草公文】，进入发文的“流程列表”页面，如下图所示：

图（4.1.1.1）流程列表页面

    起草公文：选择可用发文处理单和发文流程，新建一个文件。

    操作说明：点击名称的链接，进入下图所示的页面：

图（4.1.1.2）文件修改页面

    友情提示：“*”为必填项

    操作说明：输入相关信息，点击【启动流程】，保存信息返回“待办文件”页面。如果输入的信息不规范，就会出现下图所示提示对话框，并且在不符合约束的输入框后出现，提醒用户再次正确输入。

图（4.1.1.3） 文件修改

    如果以上操作无误，就可以从待办公文中进行正常的发送操作了。具体的操作方法参阅发文流程使用说明书。

每日一贴——会议通知

2008年7月8日

    今天我们来介绍一下会议通知的操作流程。

    会议通知分为三种：

    第一种：会议通知

    只有市委办秘书、和政府办秘书可以申请走这个流程(因为这是开正式会时用，要领导审批）流程是这样的：

    第二种：部门会议通知

    政府大楼内的各个部门自己开的小型会议，走部门会议通知，流程同以上“会议通知”一样：申请会议室——起草会议通知——主任审批——分发会议通知——开会——办结。

    第三种：简单会议通知

    有些不用领导审批的会议通知（简单会议通知）可以在公共信息/会议通知里起草并发送。

每日一贴——邮件管理

2008年7月9日

今天给大家介绍一下协同办公系统的邮件管理。

为方便大家办公，协同办公系统集成了邮件系统。

首先进行一下邮箱设置：

以绥芬河邮箱为例进行配置

当大家都配置好邮箱设置后按邮箱验证（成功后）——保存设置

这时在收件箱当中就可以看到xxx@suifenhe.gov.cn邮箱中的邮件了（默认是在原邮箱中保留邮件的，不是把原邮箱收空）

下面讲一下协同办公系统集成的邮件系统的一些功能

一、邮件管理——发邮件

1、收件人：上半部分可以打开公共信息菜单栏中的公共通讯录中的E-mail地址直接发送邮件给所选的人。下面白色格子里可以输入通讯录中没有的E-mail地址。

2、是否保存到已发送邮箱：如果画对号保存在已发送邮件里。以后可以在已发送邮箱里看到自己曾经发过那些信。

3、强制回执：如果勾选，对方看到信后，写信者会知道对方已看到。

二、邮件管理——发件箱

当系统突然断网或一些意外情况发生时，把当前发邮件中的内容存到发件箱中，下次登录时可在发件箱中继续编辑。

三、下面整理了一下各大邮箱中的pop3和smtp方便大家配置邮件。

附图:QQ邮箱开启pop3/smtp服务